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Key for Management

成果と生産性を高め、力を引き出すマネジメントのために produced by KAKEAI

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組織・チーム力

会議の種類によって、振るまい方や進め方法が変わる! マネージャーが覚えておきたい、スムーズな会議の進行術~前編~

更新日:

会社にいる時間のうち、多くの割合を占めるのが「会議」です。マネージャークラスになると、会議を仕切ってまとめる役割を任されたり、会議で決断を下さないといけないことも増えたりと、会議に対する意識が変わってきます。でも、もしあなたが今まで「会議は退屈な場」と感じてきたとしたら、急に会議を仕切れるようにはなれないかもしれません。

ここではまず、会議の種類を整理するとともに、種類ごとの仕切り方や立ち位置、さらに注意点をお伝えします。

「会議」と言っても複数の種類がある!

「会議」または「ミーティング」と聞いて、どんな場を想像するでしょうか? おそらく、多くの人が「情報を共有してから、さまざまなアイデアを出して議論し、結論に導く場」を思い浮かべるでしょう。このイメージは決して間違いではないのですが「共有」「アイデア出し」「議論と決断」をすべてひとつの会議に盛り込むのは、実はとても難しいのです。

そのことを知るために、まず会議の種類を洗い出してみましょう。

◆情報共有や報告をする会議

数字の報告や取引先の共有など、持っている情報をその場にいる全員に伝えるのが目的の会議です。

◆ブレストやアイデア出しのための会議

なんらかの問題を解決したり、新しいものを生み出したりするために、その場にいる全員でアイデアを出し合う、ブレインストーミング(ブレスト)形式の会議です。

◆議論を経て、結論を出すための会議

なんらかのテーマに対する話し合いがなされ、最後に結論を導き出すための会議です。経営会議や企画会議、営業会議など、多くの会議がこれにあたります。

多くの会議がダラダラと長くなりがちなのは、上記すべてをひとつの会議でおこなおうとするからです。それによって「現状報告をしていたら横やりが入って、途中からアイデアを出し合う場に変わってしまい、全員が報告できなかった」「議論する前段階のアイデア出しに時間がかかって、アイデアの絞り込みが十分にできず、結論までたどり着けなかった」など、会議の目的がブレて、長引く原因となります。

目的が異なるのですから、これらの会議は種類ごとに分けるのが理想です。どうしても複数の目的で会議をおこなう場合は、それなりに時間がかかるものと考えておいたほうがよいでしょう。そのうえで、会議の種類ごとに時間をきちんと区切っておけば、混沌とせずに済むはずです。

マネージャークラスが参加するときに大切な「会議の進め方」

マネージャークラスになると「会議で議論された内容に対して『これでいこう』と決定する」こともあれば、「上司と部下の間の立場で、会議の進行を任される」こともあります。つまり、会議において決定権を持つとともに、会議の司会進行をすることもあり、どのような立ち位置で会議に臨めばいいのかと迷うことも多いでしょう。

ありがちなのが「決定権を持つ人間が、」こと。これはもっとも避けたいやり方です。若手のころを思い出してみてください。上司が場を仕切ると、いつの間にか上司が望む結論に誘導されたり、よい意見が排除されてしまったりと、やりにくかったのでは? また、上司の評価が気になって発言しにくくなり、時として競い合う場になることもあるでしょう。

会議はポジション争いの場ではありません。本来は、全員で自由に発言をして「もっともよい結論」を導き出す場です。そのためにも「決定権を持つ人」と「司会進行をする人」は分けるようにしましょう。

もし、あなた自身に決定権がある場合は、その場を仕切ったり、途中で口出しをしたりせず、進行は司会に任せましょう。静かに全員の意見を聞いて、議論を見守ったのちに、どの案を採用するかの判断を下すようにすると、会議の場はずっと活発になるはずです。

あなたよりも上の立場の上司が同席する場合は「最終的な決定をお任せしたいので、途中は若手に自由に発言させましょう」と伝えて、あなたは司会進行に注力するとよいでしょう。司会進行として会議に参加する場合は、発言するメンバーが優先です。進行役も一緒になって自分の主張をすると、会議はスムーズに進まずに長引いてしまいます。また、メンバーから議論の際に出た意見やアイデアに対し、進行役は「それはよい・悪い」とジャッジはしないことも大切です。

会議の種類ごとに異なる、スムーズに進行するための注意点

ここからは、種類ごとに異なる「参加・進行する際に気をつけたいポイント」を、わかりやすくまとめていきます。

◆情報共有や報告会議の場合

発言者が用意した資料を読み上げるのが一般的です。資料はどうしても長くなりやすいので「報告はひとり3分まで」など、あらかじめ時間設定をしておくと、各自が資料をコンパクトにまとめる意識を持つことができます。

また、その資料をもとに全員で話し合う必要がある場合は、読み上げる時間をカットするとよいでしょう。あらかじめ資料を配布しておくか、それができないときは会議開始後すぐに各自で資料を読み込みます(不明点があれば尋ねます)。めばそうすれば、スムーズに議論の時間に移行できて、時間短縮につながります。

◆ブレストやアイデア出しの場合

ブレスト会議で大切なのは「全員が意見を出し切る」ことで、そのためには進行役が大切な存在です。参加しているメンバーが、いかに自由に話せる場を作れるかが、進行役の務めです。そのためには、横やりを入れさせないこと。話している途中で、別のメンバーが「それはないよ」と否定したり、「そういえばこんなアイデアも……」と遮ったりすると、発言者は十分にアイデアを出し切れずに終わってしまいます。

自分から意見を言うのが苦手な人や若手は遠慮してしまい、発言せずに終わってしまうブレストもよく見かけます。口数の少ない人に対しては、司会者が話を振ってあげてください。また、発言力のある人ばかりが場を独占しないように、工夫することも大切です。「ここは若手のフレッシュな意見も聞いてみましょう」などと、上手にいさめましょう。

ブレストには、たくさんのアイデアを集めることと同時に、士気を高める目的もあります。若手からベテランまで、議題に対して「もっとよくする」ためのアイデアを出し合うことで、チーム一丸となって働いている意識を高めることができます。そのためにも、ブレスト会議の場合は、あえて「結論を出す」ことにこだわりすぎないこと。実現可能なものを絞り込むための会議は後日おこなってもよいので、ブレストの場ではアイデアを出し切ることに集中しましょう。

◆議論を経て、結論を出すための会議の場合

経営会議や営業会議、企画会議など、議論をしたあとに結論(会議後にすべき対策)を導き出す必要のある会議では、事前に「その会議の目的」を設定することが大切です。

たとえば「これまでその分野に興味がなかった人たちを、新たな顧客として獲得するための企画を考える会議」や「しばらく取引のないクライアントに、再度アタックして売り上げを伸ばすための営業戦略を練る会議」など、何のために集まって、何を決める会議なのかを具体化しましょう。なぜなら、メンバー間でその目的が明確になっていないと、アイデアを出すための会議で終わってしまう可能性があるからです。

この種の会議は、目的を阻害している問題点を洗い出してから、とくに重要な1~2個に絞り込んで解決策を検討し、最後に各自のやるべきタスクを割り振るというプロセスを経ます。「問題点の洗い出し」「議論(解決案の検討)」「タスクの割り振り」と、やることが盛りだくさんなのですが、目的が不明瞭だと「問題点の洗い出し」だけで時間いっぱい使ってしまいがちです。

ポイントは、この「問題点の洗い出し」をブレスト会議と混同しないこと。ここではアイデアを自由に出し合うのではなく、ある程度整理された意見を交わし合うことが必要です。そのためには、参加するメンバーに、事前に問題点を整理しておくように促すとよいでしょう。数日前までに「どういう目的でおこなわれる会議なのか」を伝え、そこに「当日は、その目的を阻害している問題点を洗い出すので、各自で考えおきましょう」と記しておきます。そうすれば、当日は持ち寄った意見を交わすことになるので、スムーズに問題点を洗い出すことができ、実現に向けた検討に時間を割きやすくなります。

また、この種の会議では、目的を叶えるための「実行」が不可欠です。問題点について議論し、対策が決まったら、おのずと「このあとやるべきこと」が決まってきます。ありがちなのが、時間がギリギリになって「誰がいつまでに何をするか」が明確でないまま、会議が終わってしまうケース。それでは、せっかくの会議が水の泡です。最後に必ず、タスクを割り振ること。そして、会議後に進行役が「会議で決まったことと、それぞれの役割分担と期日」をまとめたメールを配布しましょう。

マネージャークラスになると「会議なんて退屈で、どうせ何も決まらない」なんて言ってはいられません。会議をうまく活用することで、具体的な目標達成に向けてチーム一丸となって取り組むことができるのです。会議へのスタンスを一度、見直してみませんか?

(構成・文=富永明子)

※参考資料

『そうか!「会議」はこうすればよかったんだ』齊藤正明(マイナビ新書)
『世界で一番やさしい会議の教科書』榊巻亮(日経BP)
『ムダゼロ会議術』横田伊佐男(日経BP)

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